De overstap zelf is geen hogere wiskunde, maar er zijn een paar plekken waar het echt mis kan gaan. Dit is het stappenplan zoals wij het aanpakken, inclusief de valkuilen.
Stap 1 — Inventariseer wat je hebt
Voordat je iets verhuist, moet je weten wát er verhuist:
- Mail: waar draait het nu (oude server, provider, ander cloudpakket), hoeveel mailboxen, hoeveel data, welke gedeelde adressen zoals info@?
- Bestanden: waar staan ze — een server op kantoor, losse laptops, een NAS, een andere clouddienst? En wie mag wat zien?
- Applicaties: welke software gebruiken jullie die aan de oude omgeving hangt? De boekhoudkoppeling of dat ene branchepakket vergeet iedereen tot de dag van de migratie.
- Mensen: wie gebruikt wat? Een magazijnmedewerker die alleen mail leest heeft iets anders nodig dan iemand die de hele dag in gedeelde documenten werkt.
Stap 2 — Kies de juiste licenties (en niet meer dan dat)
Microsoft heeft voor bedrijven grofweg drie smaken. In gewone taal:
- Business Basic — mail, agenda en online versies van Word en Excel. Genoeg voor wie vooral mailt en af en toe iets bekijkt.
- Business Standard — hetzelfde, plus de volwaardige Office-programma's op je computer. De gangbare keuze voor kantoorwerk.
- Business Premium — Standard plus zwaardere beveiliging en apparaatbeheer. Zinvol zodra je met gevoelige gegevens werkt of aan beveiligingseisen van klanten of verzekeraars moet voldoen.
De valkuil: voor iedereen de duurste licentie nemen "voor de zekerheid". Mix gerust — Basic voor wie weinig nodig heeft, Standard of Premium waar het echt wat toevoegt. Dat scheelt elke maand.
Stap 3 — Maak een migratieplan
Twee beslissingen bepalen het plan. Ten eerste de volgorde: meestal eerst mail, dan bestanden — mail is het meest kritiek en het minst afhankelijk van gewenning. Ten tweede het moment: de daadwerkelijke omzetting plan je buiten werktijd, zodat niemand er middenin zit.
Kies daarnaast één of twee collega's als testgroep. Zij gaan eerst over, lopen tegen de kleine dingen aan, en daarna volgt de rest zonder verrassingen.
Stap 4 — De migratie zelf
In grote lijnen: de nieuwe omgeving wordt ingericht, mail en bestanden worden gekopieerd terwijl iedereen gewoon doorwerkt, en op het afgesproken moment wordt het domein omgezet zodat nieuwe mail in de nieuwe omgeving binnenkomt. Oude mail en bestanden gaan mee; medewerkers merken vooral dat ze één keer opnieuw moeten inloggen.
De technische valkuil zit in de domeininstellingen (DNS): wie daar slordig omzet, heeft mail die tijdelijk nergens aankomt. Dit is het deel dat je niet op een vrijdagmiddag "er even bij" doet.
Stap 5 — Nazorg: beveiliging en back-up
Na de migratie begint het echte werk, en dit wordt het vaakst overgeslagen:
- Multifactor-authenticatie aanzetten voor iedereen. Zonder MFA is een gestolen wachtwoord een open voordeur. Dit is de belangrijkste enkele maatregel die er bestaat.
- Zorgen dat je mail betrouwbaar aankomt. Een paar instellingen zorgen dat je berichten niet in de spam belanden en dat niemand zomaar uit jouw naam kan mailen (je IT-partij kent dit als SPF, DKIM en DMARC).
- Een back-up van je 365-omgeving regelen. Veelgehoord misverstand: "het staat in de cloud, dus het is veilig". Microsoft zorgt dat de dienst draait, niet dat jouw per ongeluk (of kwaadwillend) verwijderde data eeuwig terug te halen is. Een aparte back-up blijft nodig.
- De oude omgeving netjes afbouwen — pas nadat alles aantoonbaar over is en een tijdje goed draait.