Geen paniek: met een goede overdracht is dit prima op te vangen. Maar de volgorde luistert nauw, en de eerste stappen zet je het liefst terwijl diegene er nog is.
Regel dit terwijl je beheerder er nog is
1. Breng alle toegangen in kaart. Maak samen een lijst van álles waar hij of zij bij kan: beheerdersaccounts (Microsoft 365, Google), de router en firewall, wifi, de domeinnaam en hosting, back-upsystemen, boekhoud- en branchesoftware, leveranciersportalen. De lijst is belangrijker dan de techniek — wat niet op de lijst staat, ontdek je pas als het stuk is.
2. Controleer op wiens naam alles staat. Dit is de klassieker. De domeinnaam die op het privé-mailadres van de beheerder geregistreerd staat, het Microsoft-abonnement op zijn persoonlijke account, licenties op haar naam. Alles moet op naam van het bedrijf, met een mailadres dat het vertrek overleeft (bijvoorbeeld beheer@jouwbedrijf.nl in plaats van jan@).
3. Zorg voor een tweede beheerder. Elk systeem hoort minimaal twee beheerdersaccounts te hebben, waarvan er één van "het bedrijf" is en veilig bewaard wordt. Eén sleutel is geen sleutel.
4. Laat documentatie achter. Geen boekwerk — één document is genoeg: hoe zit het netwerk in elkaar, waar draaien de back-ups en hoe zet je ze terug, welke abonnementen lopen er en wat kost wat, welke eigenaardigheden heeft de omgeving ("de printer doet het niet na een stroomstoring, dan moet je…").
5. Draag wachtwoorden gecontroleerd over. Het liefst via een wachtwoordmanager van het bedrijf, niet via een briefje of een mailtje.
Op en na de laatste werkdag
- Persoonlijke accounts van de vertrekkende collega blokkeren en mail netjes afhandelen (doorsturen of automatisch beantwoorden).
- Wachtwoorden wijzigen van alle gedeelde en beheerdersaccounts die hij of zij kende — te beginnen bij de accounts die van buitenaf bereikbaar zijn: mail, cloudomgeving, VPN, domeinbeheer. Ook als je op de beste voet uit elkaar gaat; het gaat niet om wantrouwen maar om hygiëne.
- Controleer of er geen toegangen "vergeten" zijn: doorstuurregels in mailboxen, gekoppelde apps, thuiswerktoegangen.
En als diegene al wég is?
Dan draai je de volgorde om: eerst vaststellen waar je nog wél bij kunt, dan via de officiële wegen (Microsoft, je provider, de domeinregistrar) toegang herstellen op naam van het bedrijf. Dat is vrijwel altijd mogelijk, maar het kost tijd en vraagt om bewijs dat het bedrijf de eigenaar is — begin er dus vandaag aan, niet pas als er iets stuk is. Dit is ook een situatie waarin je beter even iemand kunt laten meekijken dan zelf gaan gokken met resets.
Hoe verder: drie smaken
Een nieuwe IT-medewerker aannemen. Logisch bij voldoende omvang, maar besef: dan heb je over een paar jaar mogelijk hetzelfde probleem. De checklist hierboven blijft dus gelden.
Uitbesteden. Voor veel ondernemers, van een zzp'er die op één vaste IT-hulp leunt tot mkb met tientallen werkplekken, is een externe beheerpartij passender: kennis zit niet meer in één hoofd, en vakantie of ziekte is geen risico meer. Wat dat inhoudt lees je hier.
Hybride. Iemand intern voor het dagelijkse (nieuwe gebruikers, eerste vragen) en een externe partij voor beveiliging, back-ups en de grotere klussen.
Er is geen fout antwoord — wel een fout moment om te kiezen, namelijk tijdens een storing. Overbrugging kan ook: tijdelijke technische capaciteit terwijl je rustig beslist.